依「桃園市政府檔案應用申請注意事項」規定，申請書應載明下列事項：
（一）申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。
（二）有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。
（三）申請項目。
（四）檔案名稱或內容要旨。
（五）檔號或收發文字號。
（六）申請目的。
（七）申請日期。
（八）有使用檔案原件之必要者，其事由。